REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA, REINGENIERÍA. 8.1
Marco teórico. 8.2 Modelo aplicado. 8.3 Aplicación de la reorganización
administrativa. 8.4 Reingeniería.
OBJETIVO: Analizar los diferentes tipos de
reorganización administrativa y como aplicar la reingeniería en una
organización, para que funcione adecuadamente en sus operaciones.
INTRODUCCIÓN
Emprender un proceso de reorganización administrativa es una decisión
que la organización debe evaluar detenidamente antes de ponerla en marcha.
Debe tener claro que revisar a fondo su forma de operar, su
comportamiento organizacional, sus estrategias, su estructura, sus procesos,
sus programas, sus proyectos prioritarios y su relación con los grupos de
interés implica un arduo y complejo trabajo.
CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN: es el proceso que parte de la especialización
y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas
e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de
contribuir al logro de los objetivos comunes de un grupo de personas.
Cuando se cambia una organización se afecta de forma directa toda su
composición, ya que sus efectos se traducen a nivel horizontal y vertical del
organigrama.
Debido a ello, la formulación de una propuesta de reorganización tiene
que fundamentar las causas que la originan y su área de influencia.
INTERNAS
• Necesidad de incrementar la rapidez de
respuesta.
• Lentitud en el flujo de recursos económicos.
• Cambio de estrategias.
• Funcionalidad técnica y/o tecnológica.
• Detección de problemas operativos internos.
• Dificultades en el proceso de toma de
decisiones.
• Expansión de la organización.
• Como resultado de una iniciativa para mejorar
el desempeño.
• Para asegurar una ventaja competitiva.
EXTERNAS
• Cambio en la situación del mercado.
• Presión de una competencia.
• Modificación de las condiciones económicas del
país.
• Cambios en el marco legal.
• Como propuesta de cámaras o grupos de
afiliación.
• Por acuerdos inter e intraorganizacional.
• En atención a convenios y/o tratados
nacionales o internacionales.
• Por demanda de grupos de interés.
8.1 MARCO TEÓRICO.
Se requiere disponer de elementos de decisión aptos para poder
dimensionar y estructurar un proceso de reorganización, en base a ello se
muestra un recuento de los principios, criterios y técnicas más importantes que
orientan y ordenan la estructura y forma de operar de las empresas, y para una
mejor comprensión se encuentra dividida en: la visión clásica y enfoque
alterno.
VISIÓN CLÁSICA: tiene que ver con los principios de la
organización que son:
Departamentalización: es la especialización del trabajo de acuerdo
con el lugar, el producto, servicio, cliente o proceso que resulta de una
división o combinación del personal las operaciones y sus actividades en grupo
o unidades relacionadas entre sí.
Jerarquización: es establecer líneas de autoridad a través
de los distintos niveles organizacionales y delimitar la responsabilidad de
cada empleado ante un solo superior inmediato.
Línea de
mando: simbolizan el enlace
entre las unidades y constituyen el elemento estructural de los organigramas ya
que representan gráficamente la delegación de autoridad mediante niveles
jerárquicos.
Unidad de
mando: es importante que una unidad
administrativa solo tenga un titular, para evitar la duplicidad y conflictos de
autoridad.
Autoridad: es la facultad de dirigir las acciones,
adoptar decisiones y girar órdenes para que se realice alguna actividad o se
tome una decisión.
Responsabilidad: implica que toda unidad administrativa y sus
miembros deben responder al ejercicio de la autoridad.
Tramo de
control: es el número de unidades
administrativas que dependen directamente de un órgano superior.
Comunicación: es un proceso recíproco en que las
unidades y las personas intercambian información con un propósito determinado.
Hay formal e informal.
Costo total: representa el costo en que se incurrirá al
reorganizar.
ENFOQUES ALTERNOS:
Gestión de cambio: la empresa debe desarrollar su capacidad autocrítica
para su atención se concentre en un proceso de cambio planeado más que en
problemas particulares.
Hay dos fuentes de de cambio: las externas y las internas.
Ambiente externo son el conjunto de fuerzas y condiciones que afectan a
la organización.
Ambiente interno se generan el seno de la organización.
El tipo de cambio depende del tiempo de respuesta de la
organización y se dividen en:
Reactivo: es cuando la organización se ve obligada a
adaptarse o a innovar como respuesta a un hecho ocurrido en el entorno externo
o interno.
Proactivo: es cuando los administradores hacen
modificaciones en la organización basándose en proyecciones de hechos que
ocurrirán o al principio de una nueva tendencia.
El grado de cambio puede ser radical o incremental.
Radical: es cuando las organizaciones hacen
innovaciones mayores en su manera de desempeñar sus actividades.
Incremental: es un proceso permanente de evolución, a
lo largo del tiempo se implementan muchos pequeños ajustes de forma rutinaria.
8.2 Modelo aplicado.
Cuando se ha definido el marco y el grado de cambio es necesario el uso
de un modelo.
Concepción del cambio: a medida que se desarrolla el proceso del cambio
es necesario monitorear las reacciones de los empleados y los resultados.
Es importante la atención de las fortalezas y debilidades de la entidad,
lo que la posibilita para convertirse en un modelo de operación aceptable.
Establecimiento de mecanismos de cambio: hay que dejar en claro la que
la nueva estructura abarcará términos de composición, productividad y
competitividad.
Revisión de la base jurídica: el ajuste o adecuación debe fundamentarse
en la normatividad.
Definición de un marco de trabajo: basados en el diagnóstico se debe
definir un marco de trabajo que interrelacione procesos con funciones en forma
coordinada y coherente.
Análisis de la estructura organizacional: analizar o considerar todas
las variables que afecten a la organización. Plazas, liquidaciones,
normatividad.
Efecto de los aspectos presupuestarios en la estructura: es considerar a
la plantilla de personal, sistema de percepciones, y presupuesto
asignado.
Condiciones de trabajo internas: Estudiar todas las condiciones
imperantes en la organización para crear una atmósfera de trabajo positivo.
Rediseño de puestos: modificar responsabilidades y las tareas de los
puestos.
Integración del proyecto de reorganización: estructurar el proyecto con
todos los elementos de juicio ya observados.
8.3 Aplicación de la reorganización administrativa.
De hecho hay recorte de empleados menos productivos, recorte de empleados
brillantes de edad avanzada, despido de empleados.
Estrategias: estas apoyan el proceso de reorganización administrativa y
pueden ser: Corporativas, funcionales, de negocios y globales.
La metodología de reorganización administrativa tiene como propósito
servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de
ejecución se conduzcan en forma programada y sistémica, unifiquen criterios y
delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de
análisis.
Planeación: determinar los lineamientos generales de reorganización.
Instrumentación: consiste en seleccionar y aplicar las técnicas de
acopio de información viables.
Análisis de información: examinar los componentes organizacionales,
elaborar un diagnóstico y girar las recomendaciones procedentes.
Implementación: poner en práctica los criterios acordados y fijar grados
de responsabilidad.
Seguimiento y evaluación: analizar el comportamiento de los cambios
realizados.
8.4 Reingeniería.
La reingeniería es repensar de manera fundamental los procesos de
negocios y rediseñarlos con el fin de obtener dramáticos avances del desempeño.
Los factores claves son: orientación hacia los procesos, el cambio
radical y la gran magnitud de los resultados que se esperan.
Proceso: identificación de los procesos actuales, análisis del proceso
actual, rediseño del proceso, diseño total del cambio y ejecución y evaluación
del proceso rediseñado.
Medidas de rendimiento del proceso: duración del proceso, costo del
proceso y calidad.
Barreras: son de tipo organizacional al oponer resistencia al cambio.
Esto implica una reducción, aumento y tamaño correcto de la estructura.
EN EL PROCESO DE REINGENIERÍA SE PUEDE APLICAR LO
SIGUIENTE:
Benchmarking: este proceso consiste en identificar las
mejores ideas, prácticas, técnicas y estrategias que utilizan otras
organizaciones o áreas que la componen, con el propósito de compararlas y
cuando sea conveniente, adaptarlas e implementarlas en otra organización.
El benchmarking plantea los desafíos como: velocidad de respuesta,
productos y servicios de calidad, bajo costo y capacidad de innovar.
Empowerment: Ha sido traducido como empoderamiento,
vocablo que no aparece en el diccionario y significa facultar, autorizar y
habilitar a los empleados para que realmente puedan desarrollar su potencial en
el trabajo.
Es un proceso que permite la construcción, desarrollo e incremento del
poder de la organización a través de la cooperación, participación y trabajo
conjunto.
Outsourcing: La subcontratación es el proceso económico
en el cual una empresa determinada mueve o destina los recursos orientados a
cumplir ciertas tareas, a una empresa externa, por medio de un contrato.
Implica la separación de algunas actividades de creación de valor de una
empresa dentro de un negocio, para dejar que especialistas se encarguen de
ella.
Outplacement: Se define como desvinculación programada,
es un proceso de asesoría, apoyo, orientación y capacitación dirigido a la
persona que egresará o será transferida para la búsqueda de un nuevo empleo o
actividad de calidad, nivel, y condiciones similares o superiores a
las de su anterior ocupación.
Existen dos tipos de outplacement: Outplacement individual y
Outplacement de grupo.
Fuentes:
Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín, 2009, Organización de Empresas,
McGraw Hill, México. Capítulo 8 Reorganización administrativa. Págs.
371-377
Conceptos importantes: visión clásica, características de los niveles
administrativos.
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